Wie Arbeitgeber mit Gutscheinen ihren Mitarbeitern danken können

„Danke“ kann man auf vielen verschiedenen Wegen sagen, z. B. auch durch Gutscheine oder Guthabenkarten. Aber ganz so einfach ist es dann doch nicht, wenn die steuerlichen Konsequenzen mit bedacht werden.
        

Bei Gutscheinen und Guthabenkarten sind seit dem 1. Januar 2020 durch das Jahressteuergesetz 2019 einige Änderungen zu beachten. Unverändert werden seit dem 1. Januar 2020 Gutscheine steuerrechtlich als Sachbezug behandelt. Sachbezüge sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sachbezüge von maximal 44 Euro im Monat sind unter bestimmten Voraussetzungen davon allerdings befreit. Seit dem 1. Januar 2020 sind aufgrund einer Änderung im Einkommensteuergesetz einige wichtige Neuerungen bei Sachbezügen zu berücksichtigen. So gehören zu den Geldleistungen nun auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, so genannte Geldsurrogate, wie z. B. Geldkarten und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Diese Geldleistungen sind nicht mehr steuer- und auch nicht mehr sozialversicherungsfrei, da sie wie Arbeitslohn an den Arbeitnehmer behandelt werden.

Die Vergabe von Gutscheinen oder Guthabenkarten bleibt zwar vom Grunde her steuerfrei möglich, aber nur dann, wenn weitere Voraussetzungen erfüllt sind. Dies betrifft die Fälle, in denen der Arbeitgeberseinem Arbeitnehmer einen Gutschein über 44 Euro gibt, mit dem er Waren kaufen kann, oder aber eine Guthabenkarte in gleicher Höhe, die er beim Einkaufen verwenden kann.

Gutscheine müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die so genannte Barlohnumwandlung führt nicht zu Steuerfreiheit, auch wenn Arbeitslohn in Absprache mit dem Arbeitnehmer in eine steuer- und sozialversicherungsfreie Guthabenkarte umgewandelt wird.

Außerdem müssen die Gutscheine oder Guthabenkarten die Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen (§ 2 Abs. 1 Nr. 10). Was heißt das konkret in der Praxis? Hier sind zwei Fälle von Gutscheinen denkbar: Die Einlösung des Gutscheins oder des Guthabens ist nur bei ganz bestimmten Anbietern möglich, wie Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionalen City-Cards. Ein Gutschein von Douglas, OBI oder H&M bleibt damit ebenso möglich wie der Gutschein für die ganz konkrete Buchhandlung um die Ecke im Kiez. Die zweite Variante betrifft die Gutscheine oder Guthaben nur für bestimmte Waren(-gruppen), wie z. B. Tank-, Kino-, Beauty- oder Fitnesskarten.

Nachträgliche Kostenerstattungen sind als Barlohn ab dem 1. Januar 2020 vom ersten Euro an steuerpflichtig. Die gängige Praxis vieler Arbeitgeber, ihrem Arbeitnehmer gegen Vorlage des Kassenbons 44 Euro, z.B. für eine Tankfüllung, zu erstatten, führt nicht mehr zu steuerfreien Sachbezügen. In der Folge sind diese auch sozialversicherungspflichtig. Wie Fälle zu behandeln sind, in denen der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer das Recht einräumt, auf Rechnung an einer ganz bestimmten Tankstelle zu tanken oder in einem bestimmten Geschäft einzukaufen, ist der zeit noch offen. Es ist zu erwarten, dass diese und weitere Zweifelsfragen von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Verwaltungsanweisung geklärt werden.

Fazit

Wichtig ist, nicht einfach weiterzumachen wie im Jahr 2019. Stattdessen sollte man überprüfen, ob und welche Änderungen ggf. bei den eigenen Maßnahmen nötig sind. Dann kann man sich auch 2020 noch mit Gutscheinen bedanken sowie Steuern und Sozialversicherung sparen. Im Einzelfall empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen. Orientierung bei der Suche nach einem solchen Experten gibt der Steuerberater-Suchdienst auf der Website der Steuerberaterkammer Niedersachsenunter www.stbk-niedersachsen.de. (mt)